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Förderglossar

Belege

Für jede Ausgabe bzw. Zahlung (auch für eingebrachte Eigen- und Drittmittel), die geltend gemacht wird, ist ein Beleg vorzulegen. Diese Belege bestehen bei Bar- und EC-Zahlung aus der quittierten Rechnung bzw. dem Kassenbon, ansonsten aus der Rechnung und dem Zahlungsbeleg (Kontoauszug). Als Beleg einer Ausgabe werden auch PayPal-Ausdrucke anerkannt.

Wird zur Zahlung eine EC-Karte genutzt, die nicht zum Projektsonderkonto gehört, muss bei bargeldloser Erstattung ein Kontonachweis des ursprünglich mit der Zahlung belasteten Kontos vorgelegt werden. Der Nachweis der Erstattung vom Sonderkonto muss nachvollziehbar sein. Bei Barerstattung muss ein Quittungsbeleg zur Verrechnung erstellt werden.

Ein Beleg muss grundsätzlich folgende Angaben beinhalten (bei einigen Supermärkten wird nur auf Aufforderung ein Bon mit MwSt. erstellt):

  • Name und Anschrift des Lieferanten (wo wurde das gekauft)
  • Ausstellungsdatum der Rechnung (wann wurde es gekauft)
  • Umfang und Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung (was wurde gekauft)
  • Aufschlüsselung des Nettoentgelts nach Steuersätzen (auf manche Waren werden 19% Mehrwertsteuer erhoben, auf andere 7%)
  • Umsatzsteuersatz bzw. Hinweis auf Steuerfreiheit
  • Betrag der Umsatzsteuer
    Bei Belegen unter 250 € reicht die Formulierung „Dieser Betrag enthält x% MwSt“

Belege ab 250 € (inkl. MwSt.) müssen zudem beinhalten:

  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers (Wer hat eingekauft)
    Das muss immer die Person sein, die die Vereinbarung unterschrieben hat bzw. die Einrichtung, die diese Person vertritt!
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID-Nummer des Lieferanten
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung, wenn nicht mit Rechnungsdatum identisch

Bei Barzahlungen bestätigt der Lieferant auf der Rechnung, den Rechnungsbetrag erhalten zu haben (quittierte Rechnung).

Skonti und Rabatte sind in jedem Fall kenntlich zu machen und - soweit eingeräumt - in Anspruch zu nehmen (siehe auch Skonto, Rabatt).

Die getätigten Ausgaben sowie projektbezogenen Einnahmen sind in der Förderdatenbank EurekaPlus 2.0 fortlaufend anhand der Einzelbelege zu erfassen. Dazu stehen Ausfüllhinweise zur Belegerfassung in EurekaPlus 2.0 zur Verfügung.

Bei der Belegerfassung ist darauf zu achten, dass der Zahlungsgrund ausreichend und nachvollziehbar benannt ist. Statt Allgemeinbegriffe wie „Material“ oder „Einkäufe“ sind beispielhafte Einzelnennungen vorzunehmen, die auf den wesentlichen Zahlungsgrund schließen (bei einem Kassenbon mit mehreren Artikeln durch Angabe von 2-3 Artikeln).

Für die Projektsteuerungskosten-Pauschale im Projektfonds müssen in EurekaPlus 2.0 keine Belege erfasst werden. Für die Betriebskosten-Pauschale im Projektfonds sind Belege max. in der Höhe der bewilligten Mittel zu erfassen. Spätestens mit dem Verwendungsnachweis ist ein Eigenbeleg zur Projektsteuerungskosten-Pauschale sowie zur Betriebskosten-Pauschale vorzuhalten.

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